Het korte antwoord
Referenties opvragen is toegestaan. Je hebt er wel toestemming van de kandidaat voor nodig, en die moet vooraf weten wie je benadert en waarover je het gaat hebben.
De reden is simpel: je verwerkt persoonsgegevens over hem, en je doet dat door iemand uit zijn netwerk te bellen. Zonder toestemming ontbreekt de grondslag. De NVP-sollicitatiecode, de gedragscode die veel werkgevers volgen, stelt die toestemming ook uitdrukkelijk als voorwaarde.
Waarom “even bellen” niet buiten de regel valt
Het is verleidelijk om te denken dat een informeel telefoontje naar een oud-collega geen gegevensverwerking is. Dat is het wel, en het is bovendien het gevalletje waar het in de praktijk misgaat: je belt iemand die niet op de lijst stond, of je belt de huidige werkgever terwijl die nog niet weet dat de kandidaat weg wil. Dat laatste kan iemand zijn baan kosten.
Drie dingen die je vooraf regelt:
- de kandidaat weet dat er een referentiecheck komt
- hij geeft zelf op wie er benaderd mag worden
- je legt vast wanneer hij toestemming gaf en waarvoor
Dat laatste is niet formalisme. Ontstaat er later discussie, dan is de vraag niet of je het netjes bedoelde maar of je kunt laten zien wat er is afgesproken.
Wat je niet mag vragen
Bijzondere persoonsgegevens mag je niet verwerken. Bij een referentiegesprek betekent dat concreet: geen vragen over
- gezondheid, ziekteverzuim en zwangerschap
- geloof of levensovertuiging
- afkomst of etniciteit
- politieke voorkeur en vakbondslidmaatschap
- seksuele geaardheid
Naar een strafrechtelijk verleden vraag je evenmin. Daar bestaat een aparte route voor: de Verklaring Omtrent het Gedrag, die via Justis loopt en die beoordeelt of eventuele justitiële gegevens relevant zijn voor die specifieke functie. Dat oordeel hoort niet bij een oud-leidinggevende thuis.
Komt een referent er uit zichzelf over te spreken, dan hoef je niet in paniek te raken, maar je neemt het niet op in je verslag en je laat het geen rol spelen in de beslissing.
Mag een oude werkgever weigeren?
Ja. Er bestaat geen plicht om een referentie te geven, en veel grotere organisaties hebben beleid dat het verbiedt: HR bevestigt dan alleen de functie en de periode.
Wat een werkgever wél moet, is op verzoek van de werknemer een getuigschrift afgeven bij het einde van het dienstverband. Dat staat in artikel 7:656 van het Burgerlijk Wetboek en is iets anders dan een referentie: het gaat over de aard van het werk, de arbeidsduur en de begin- en einddatum. Alleen als de werknemer erom vraagt komt er iets in te staan over hoe hij heeft gefunctioneerd en hoe het dienstverband is geëindigd.
Mag een referentie negatief zijn?
Ja, zolang het klopt. Een oude werkgever mag zeggen dat iemand deadlines niet haalde als dat zo was. Waar het misgaat is bij mededelingen die niet juist of niet volledig zijn: daarmee kan hij aansprakelijk worden voor de schade die de oud-medewerker daardoor lijdt.
Dat is ook de reden dat je als vrager beter naar gedrag vraagt dan naar een oordeel. “Hoe ging hij om met deadlines?” levert een feit op. “Zou je hem aanraden?” levert een mening op waar niemand aan vastzit.
Wat sowieso niet in het gesprek thuishoort zijn zaken die met geschiktheid niets te maken hebben, zoals ziekteverzuim of een arbeidsconflict dat is afgewikkeld.
Wat de kandidaat mag
Hij mag inzien wat er over hem is vastgelegd, correctie vragen van wat niet klopt, en verwijdering vragen. In de praktijk betekent dat: als je een referentierapport maakt, moet je het aan de kandidaat kunnen laten zien wanneer hij erom vraagt.
Dat is een goede toets voor je eigen aanpak. Zou je je aantekeningen ongemakkelijk vinden om te tonen, dan staat er waarschijnlijk iets in dat er niet hoort te staan.
Hoe lang je het bewaart
De Autoriteit Persoonsgegevens houdt voor sollicitatiegegevens vier weken aan na afronding van de procedure, en een jaar als de sollicitant daar toestemming voor geeft. Wordt iemand aangenomen, dan vallen de gegevens onder het personeelsdossier en gelden de bewaartermijnen die daarvoor gelden.
Werk je in de zorg, dan botst dat soms met de vergewisplicht: je moet kunnen aantonen dat je het arbeidsverleden hebt onderzocht, en dat vraagt om bewaren. Voor aangenomen medewerkers is dat geen probleem. Voor afgewezen kandidaten wel, en daar geldt de korte termijn.
Waar je het beleid vastlegt
Doe je meer dan incidenteel een referentie natrekken, dan hoort daar beleid bij: welke functies worden gecheckt, welke vragen worden gesteld, wie de uitkomst ziet en hoe lang het bewaard blijft. Heeft je organisatie een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht op het aanstellingsbeleid, en een screeningsbeleid valt daaronder.
Wij zijn geen juristen en dit is geen advies op maat. Voor de invulling in jouw organisatie, en zeker als er een ondernemingsraad of een toezichthouder in beeld is, leg je het voor aan een jurist of aan je brancheorganisatie.
Veelgestelde vragen
- Mag je referenties opvragen zonder toestemming?
- Nee. Je verwerkt persoonsgegevens en je benadert iemand uit het netwerk van de kandidaat over hem. De sollicitant moet vooraf weten dat het gebeurt en ermee instemmen. De NVP-sollicitatiecode stelt die toestemming ook uitdrukkelijk als voorwaarde.
- Wat mag je niet vragen aan een referent?
- Niets over gezondheid, ziekteverzuim, zwangerschap, geloof, afkomst, politieke voorkeur, vakbondslidmaatschap of seksuele geaardheid. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens en die mag je niet verwerken. Naar een strafrechtelijk verleden vraag je evenmin; daarvoor bestaat de VOG via Justis.
- Mag een oude werkgever weigeren een referentie te geven?
- Ja. Er is geen plicht om een referentie te geven. Wel is een werkgever verplicht om op verzoek van de werknemer een getuigschrift af te geven, en dat is iets anders: dat gaat over aard van het werk, arbeidsduur en de begin- en einddatum.
- Mag een referentie negatief zijn?
- Ja, zolang wat er wordt gezegd feitelijk juist is en relevant voor de functie. Onjuiste of onvolledige mededelingen kunnen de oude werkgever aansprakelijk maken tegenover de oud-medewerker.
- Hoe lang mag je de antwoorden bewaren?
- De Autoriteit Persoonsgegevens houdt voor sollicitatiegegevens vier weken na afronding van de procedure aan, en een jaar als de sollicitant daar toestemming voor geeft. Wordt iemand aangenomen, dan gelden de bewaartermijnen van het personeelsdossier.
Bronnen
Deze pagina is een uitleg en geen juridisch advies. De regels veranderen en de toepassing hangt af van je situatie.