Wat een referentiecheck is
Je vraagt aan één of meer mensen die met de kandidaat hebben gewerkt hoe dat ging. Niet of hij aardig was, maar hoe hij zijn werk deed: kwam hij afspraken na, hoe ging hij om met tegenslag, waarom is hij vertrokken. Het gaat om gedrag dat iemand heeft gezien, niet om een oordeel over de persoon.
Het is iets anders dan een screening. Een VOG, een diplomacontrole of een antecedentenonderzoek kijkt naar registers en documenten. Een referentiecheck kijkt naar functioneren, en dat staat nergens geregistreerd.
Wanneer je het doet
Na het laatste gesprek en vóór het aanbod. Dat is het enige moment waarop het nog iets kan veranderen én de kandidaat er niets bij verliest.
Te vroeg is onbeleefd: je laat een kandidaat die nog drie ronden te gaan heeft zijn oude leidinggevende lastigvallen, en bij een huidige werkgever kost dat hem krediet. Te laat is zinloos: als het aanbod al ligt, wordt de uitkomst een formaliteit die niemand meer leest.
Wie je benadert
De kandidaat geeft de namen op, en daar zit meteen de zwakte van de hele methode: hij kiest mensen die iets aardigs zullen zeggen. Dat is niet erg zolang je weet wie je aan de lijn hebt.
- Een oud-leidinggevende is het meest waard. Die heeft het functioneren moeten beoordelen en kan vergelijken.
- Een directe collega ziet het dagelijkse werk en de samenwerking, maar zelden het resultaat.
- Een klant of opdrachtgever is bruikbaar bij commerciële rollen en bij zzp’ers die geen leidinggevende hebben gehad.
- Familie, vrienden en de partner vallen af. Ook als ze formeel collega waren.
Twee is het minimum, drie is beter. Met één referentie heb je een mening. Pas vanaf twee zie je of het beeld klopt, en juist waar twee referenten uiteenlopen zit de informatie.
De acht vragen
Stel iedereen dezelfde vragen. Wie bij de ene kandidaat doorvraagt en bij de andere niet, kan de uitkomsten niet naast elkaar leggen en loopt bovendien een risico op ongelijke behandeling. Dit zijn de acht thema’s waarmee je het functioneren afdekt zonder in de persoon te belanden:
- Samenwerking. Hoe werkte de kandidaat samen met collega’s en andere teams? Kun je een situatie beschrijven die dat laat zien?
- Communicatie. Hoe bracht de kandidaat een boodschap over, mondeling en op schrift, aan verschillende mensen?
- Resultaat. Kun je een concreet voorbeeld geven waarin de kandidaat resultaat haalde, ook toen het tegenzat?
- Betrouwbaarheid. In hoeverre kwam de kandidaat afspraken en deadlines na?
- Omgaan met druk. Hoe reageerde de kandidaat in stressvolle situaties op de werkvloer? Een voorbeeld?
- Vakinhoud. Hoe schat je de vakinhoudelijke kant in, gemeten aan wat de functie vroeg?
- Vertrek. Waarom is de kandidaat vertrokken, of waarom vertrekt hij?
- Aanbeveling. Zou je opnieuw met deze persoon werken? En waarvoor wel en waarvoor niet?
Wat er niet in staat is net zo belangrijk: geen vragen over gezondheid, ziekteverzuim, zwangerschap, geloof, afkomst, politieke voorkeur of het privéleven. Dat mag niet en het zegt ook niets over het werk. Wat wel en niet is toegestaan staat op mag je referenties opvragen.
Doorvragen, want daar zit het antwoord
De meeste referentiegesprekken leveren niets op omdat niemand doorvraagt. “Hij functioneerde prima” is geen antwoord, dat is een beleefdheid. Eén vervolgvraag over dezelfde situatie maakt het verschil:
- “Kun je een moment noemen waarop dat bleek?”
- “Wat deed hij toen precies?”
- “En wat was het gevolg?”
Krijg je daar opnieuw iets algemeens op terug, dan is dat op zichzelf een antwoord. Een referent die niet kan uitleggen wat iemand deed, heeft er waarschijnlijk niet dicht genoeg bovenop gezeten.
De oude werkgever benaderen
Bellen naar een vorige werkgever is de lastigste stap, en meestal de stap die stilvalt. De leidinggevende werkt er zelf niet meer, wordt niet teruggebeld, of verwijst je naar HR waar iemand alleen begin- en einddatum bevestigt.
Wat helpt:
- Mail eerst, bel daarna. Een referent die weet waarover het gaat en zijn moment kan kiezen, geeft betere antwoorden dan iemand die je tussen twee vergaderingen door pakt.
- Zeg vooraf hoe lang het duurt en waarvoor het is. “Vijf minuten, voor een functie als teamleider” werkt beter dan een open uitnodiging.
- Vraag de kandidaat om zijn referenten te waarschuwen. Niet om ze te instrueren, maar zodat je telefoontje niet uit de lucht komt vallen.
Als de antwoorden niet kloppen
Twee referenten die elkaar tegenspreken is geen probleem, dat is de opbrengst. Ga niet middelen. Vraag bij allebei door op hetzelfde onderwerp en leg het verschil daarna voor aan de kandidaat. Vaak is er een verklaring, en soms zegt de reactie op de vraag meer dan het antwoord.
Let ook op wat er wegblijft. Een referent die enthousiast is over de samenwerking maar de vraag over resultaat elke keer omzeilt, vertelt je iets.
Bellen of digitaal
Bellen geeft je een gesprek, en dat is echt iets waard: je hoort de aarzeling en je kunt ter plekke doorvragen. Het kost alleen tijd die er zelden is, en het levert geen dossier op. Wat er achterblijft is een aantekening van degene die belde, gemaakt naar eigen inzicht, en die aantekening is niet te vergelijken met die van een collega.
Digitaal draait dat om. De referent antwoordt wanneer het hem uitkomt, iedereen krijgt dezelfde vragen, en de antwoorden staan er letterlijk. Wat je inlevert is de intonatie.
Voor de meeste functies weegt vergelijkbaarheid zwaarder dan intonatie. Voor een directiebenoeming waarschijnlijk niet, en dan bel je gewoon.
Vastleggen
Wat je bewaart, per kandidaat:
- de toestemming, met datum en tijd
- wie je hebt gesproken, in welke functie en bij welke organisatie
- welke vragen je hebt gesteld
- welke antwoorden je kreeg, zo letterlijk mogelijk
- wat je op grond daarvan hebt besloten
Dat is niet alleen netjes. Werk je in de zorg, dan is het een wettelijke plicht om te kunnen aantonen dat je het verleden hebt nagegaan, en een samenvatting achteraf telt daar niet als bewijs.
Veelgestelde vragen
- Wanneer vraag je referenties op?
- Na het laatste gesprek en vóór het aanbod. Eerder kost het de kandidaat onnodig krediet bij zijn huidige werkgever, later is de uitkomst een formaliteit geworden waar niemand nog iets mee doet.
- Hoeveel referenties heb je nodig?
- Twee is het minimum, drie is beter. Met één referentie heb je een mening; pas bij twee of meer kun je zien of het beeld consistent is, en juist het verschil tussen referenten zegt iets.
- Mag je de huidige werkgever bellen?
- Alleen als de kandidaat daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Vaak wil hij dat pas als er een aanbod ligt, want zijn werkgever weet meestal nog niet dat hij weg wil.
- Wat doe je als referenten elkaar tegenspreken?
- Niet middelen. Vraag door bij allebei op hetzelfde onderwerp en leg het verschil voor aan de kandidaat. Een tegenstrijdigheid is informatie, geen ruis.